Nu de coronamaatregelen versoepelt zijn en evenementen terug mogen doorgaan, sta je vast te springen om er zelf eentje op poten te zetten. En gelijk heb je! Al overlopen we graag enkele essentiële stappen met jou zodat alles tot in de puntjes in orde is. Hierdoor hoef je je geen zorgen te maken over een te kleine locatie of onvoldoende drankbevoorrading. Waar is dat feestje? Hier is dat feestje! We springen er meteen in met 5 tips!
Tip 1: bepaal de omvang van je evenement
Een feest organiseren is allemaal goed en wel, maar enthousiast volk is minstens even belangrijk om van je feest een knaller te maken. Daarom dien je op voorhand na te denken over de omvang van je evenement. Hou je het liever kleinschalig met een beperkte groep vrienden en kennissen of wens je er hét grootste feest aller tijden van te maken? Zo eentje waar mensen nog jarenlang over praten. Afhankelijk van je keuze, bepaalt dit de grootte van de locatie, het budget, de catering, en ga zo maar even door.
Tip 2: pin je vast op een locatie
Een geschikte locatie uitkiezen is één van de bouwstenen voor een geslaagd evenement. Hiermee zet je de toon én straal je meteen uit wat mensen van je evenement mogen verwachten. Een trouw in een feestzaal zal bijvoorbeeld een hele andere sfeer met zich meebrengen dan een trouw in een kasteel. Het één is niet beter dan het andere, maar het bepaalt de uitstraling van je evenement. Dit hangt ook onlosmakelijk vast met de extra versieringen die je zelf dient te voorzien. Een machtige locatie dien je niet verder aan te kleden, maar een lege zaal bijvoorbeeld wel om dit te compenseren.
Tip 3: denk logisch na over je budget
Het kostenplaatje van een evenement kan snel oplopen, daarom is het van cruciaal belang om hier berekend over na te denken. Hoeveel is je te spenderen bedrag? Hoeveel is de verwachte kostprijs? En hoeveel extra budget heb je over om onvoorziene kosten te dekken? Een keer je dat in kaart gebracht hebt, zit je safe!
Tip 4: voorzie een goede cateraar
Of je nu enkel drank voorziet, of iets uitgebreider wenst uit te pakken met hapjes en maaltijden, een goede cateraar of leverancier is onmisbaar. Ga hiervoor tijdig op zoek en stem je planning af met die van hen. Leveranciers en cateringbedrijven hebben namelijk piekmomenten tijdens vaste periodes. Denk maar aan communiefeesten en trouwfeesten. Om zeker te zijn van een volledige en tijdige bevoorrading, is anticiperen niet onbelangrijk.
Tip 5: stap in een evenementenverzekering
Waarom zou je een evenementenverzekering aangaan? Omdat het jou als organisator beschermt tegen onvoorziene omstandigheden. Niet enkel jou, maar ook je medewerkers die hierop tewerkgesteld zijn. Specifiek ben je verzekerd tegen materiële en lichamelijke schade die veroorzaakt wordt aan derden. Het gaat weliswaar over schade die men oploopt op de plaats van het event, al hoeft het niet per se tijdens het event te gebeuren. De verzekering dekt schade die zowel tijdens het event, tijdens de voorbereidingen als tijdens het opruimen opgelopen wordt..
Sluit je dus een evenementenverzekering af, dan mag je met een gerust hart aan de voorbereiding beginnen om er dan met volle teugen van te genieten. Genieten tot de laatste persoon de deur achter zich toetrekt. Daarna begint de opkuis!